Kontakte

Was ist der Bereich Kontakte?

Im Bereich Kontakte verwalten Sie alle Personen und Organisationen, mit denen Sie zusammenarbeiten: Mieter, Dienstleister, Banken, Behörden und sonstige Partner. Das Kontakteverzeichnis ist die zentrale Datenbasis für Mieter, Nebenkostenabrechnungen, Zahlungen und Dokumente.

Der Kontakte ist über die Sidebar erreichbar. Klicken Sie auf "Verwalten" und wählen Sie "Kontakte" aus dem Untermenü.

Übersicht und Filter

Im oberen Bereich sehen Sie:

Gesamt: Alle Kontakte.
Mieter: Anzahl der Kontakte mit Typ „Mieter“.
Aktiv: Aktive Mieter‑Kontakte.
Weitere Typen: Dienstleister, Banken, Behörden, Sonstige.

Über die Typfilter (Mieter, Dienstleister, Bank, Behörde, Sonstige) konzentrieren Sie sich auf bestimmte Gruppen. Mit dem Statusfilter (Alle, Aktiv, Inaktiv) blenden Sie veraltete Kontakte aus.

Jede Zeile zeigt:

Name
Typ (zum Beispiel Mieter)
E‑Mail
Telefonnummer
Stadt
Status (Aktiv/Inaktiv)
Aktionssymbole (anzeigen, bearbeiten)

Ein Klick auf den Namen öffnet das Kontaktprofil.

Kontakte anlegen und bearbeiten

So legen Sie einen neuen Kontakt an:

1. Klicken Sie auf „Neuer Kontakt“.

2. Wählen Sie den Kontakttyp (Mieter, Dienstleister, Bank, Behörde, Sonstige).

3. Erfassen Sie die Basisdaten:

Name / Firma
E‑Mail‑Adresse
Telefonnummer
Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land)

4. Ergänzen Sie bei Bedarf:

Notizen (zum Beispiel bevorzugte Kontaktzeiten)
Referenznummern oder Kundennummern
Bankverbindung (für Banken oder Zahlungsempfänger)

5. Speichern Sie den Kontakt.

Zum Bearbeiten öffnen Sie das Profil und klicken auf „Bearbeiten“. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie. Anstatt einen Kontakt zu löschen, können Sie ihn auf „Inaktiv“ setzen, damit historische Verknüpfungen (zum Beispiel zu Mietverhältnissen) erhalten bleiben.

Nutzung der Kontakte in anderen Modulen

Kontakte werden in allen wichtigen Bereichen genutzt:

Im Bereich Mieter ordnen Sie jedem Mietverhältnis einen oder mehrere Mieter‑Kontakte zu.
In Nebenkostenabrechnungen verwenden Sie Mieteradressen und Dienstleister als Empfänger.
Im Bereich Zahlungen wählen Sie Zahlungsempfänger (zum Beispiel Banken, Dienstleister).
Im Dokumentenbereich können Sie Dateien mit den zugehörigen Kontakten verknüpfen.

Damit vermeiden Sie doppelte Dateneingaben und behalten konsistente Stammdaten.

Kontakte deaktivieren und löschen

Setzen Sie den Status auf „Inaktiv“, wenn:

Ein Mieter ausgezogen ist, Sie die Daten aber aus Nachweisgründen behalten möchten.
Ein Dienstleister nicht mehr genutzt wird, aber in alten Rechnungen vorkommt.

Löschen Sie Kontakte nur, wenn keine Verknüpfungen zu aktiven Mietverhältnissen, Zahlungen oder Dokumenten bestehen. Ist eine Löschung wegen vorhandener Referenzen nicht möglich, informiert Sie das System mit einem Hinweis.

Häufige Fragen – Kontakte

Warum kann ich einen Kontakt nicht löschen?

Der Kontakt ist noch mit aktiven Daten (Mietverhältnis, Zahlung, Dokument) verknüpft. Setzen Sie ihn stattdessen auf „Inaktiv“.

Kann eine Person gleichzeitig Mieter und Dienstleister sein?

Ja. Entweder führen Sie zwei separate Kontakte oder verwenden einen Kontakt mit Typ „Sonstige“ und dokumentieren die Rollen in den Notizen.