Mieter & Kontakte verwalten

Das SmartLandlord Mieter-Verwaltungssystem hilft Ihnen, alle immobilienbezogenen Kontakte zu organisieren: Mieter, Dienstleister, Banken und Behörden.

Kontakte verwalten

Kontakt-Typen

SmartLandlord unterstützt 5 Kontakt-Typen:

1. Mieter – Aktuelle und ehemalige Mieter

2. Dienstleister – Handwerker, Verwalter, Makler

3. Bank – Kreditinstitute und Finanzpartner

4. Behörde – Bauämter, Grundbuchämter, etc.

5. Sonstige – Andere Kontakte

Neuen Kontakt erstellen

#### Methode 1: Manuell erstellen

1. Navigieren Sie zu Verwalten → Kontakte

2. Klicken Sie auf "Neuer Kontakt"

3. Füllen Sie die Kontaktdetails aus:

Vorname, Nachname (erforderlich bei Privatpersonen)
ODER Firmenname (bei Unternehmen)
E-Mail, Telefon, Mobilnummer
Vollständige Adresse
Kontakt-Typ auswählen

4. Klicken Sie auf "Speichern"

Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert.

#### Methode 2: vCard importieren

Import aus Ihrem Telefon oder E-Mail-Programm:

1. Exportieren Sie Kontakte als vCard (.vcf)

2. Gehen Sie zu Kontakte → Import

3. Laden Sie die .vcf-Datei hoch (max. 5 MB)

4. Überprüfen Sie die Import-Vorschau

5. Wählen Sie Kontakte aus (Duplikate überspringen)

6. Klicken Sie auf "Import bestätigen"

#### Methode 3: Google Kontakte importieren

Direktimport aus Google:

1. Gehen Sie zu Kontakte → Import

2. Klicken Sie auf "Google Kontakte importieren"

3. Melden Sie sich mit Google an

4. Erteilen Sie Zugriff auf Kontakte

5. Vorschau überprüfen

6. Kontakte auswählen und importieren

#### Methode 4: CSV importieren

Import aus Excel oder anderen Programmen:

1. Erstellen Sie CSV mit Spalten: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, etc.

2. Gehen Sie zu Kontakte → Import

3. Laden Sie CSV hoch

4. Mapping der Felder bestätigen

5. Import durchführen

CSV-Vorlage: [Download hier einfügen]

Mieter zuweisen

Mieter einer Immobilie zuordnen

#### Für Einfamilienhäuser / Eigentumswohnungen

1. Gehen Sie zu Mein Bestand → Immobilie auswählen

2. Klicken Sie auf "Mieter zuweisen"

3. Wählen Sie vorhandenen Kontakt ODER erstellen Sie neuen

4. Geben Sie Mietvertrags-Details ein:

Mietbeginn\* (erforderlich)
Mietende (optional, für befristete Verträge)
Monatliche Kaltmiete\* (€)
Nebenkosten-Vorauszahlung (€)
Kaution (€)

5. Klicken Sie auf "Speichern"

#### Für Mehrfamilienhäuser (MFH)

Bei Mehrfamilienhäusern müssen Sie zuerst Einheiten erstellen:

Schritt 1: Einheiten erstellen

1. Gehen Sie zu Mein Bestand → MFH auswählen

2. Tab "Einheiten" öffnen

3. Klicken Sie auf "Neue Einheit"

4. Füllen Sie aus:

Einheit-Nummer/Name (z.B. "Whg. 1" oder "EG links")
Etage
Quadratmeter
Anzahl Zimmer
Monatliche Kaltmiete

5. Speichern und wiederholen für alle Einheiten

Schritt 2: Mieter zur Einheit zuweisen

1. Wählen Sie Einheit aus der Liste

2. Klicken Sie auf "Mieter zuweisen"

3. Folgen Sie dem gleichen Prozess wie bei Einfamilienhäusern

Mieter-Status

Jeder Mieter hat einen Status:

Aktiv – Aktuelles Mietverhältnis
Kündigung erhalten – Vertrag gekündigt, Auszug steht bevor
Ausgezogen – Ehemaliger Mieter

Der Status wird automatisch aktualisiert basierend auf Auszugsdatum.

Mietvertrags-Verwaltung

Mietvertrag hochladen

Laden Sie bestehende PDF-Verträge hoch:

1. Gehen Sie zu Mieter → Mieter auswählen

2. Tab "Dokumente" → "Mietvertrag hochladen"

3. PDF-Datei auswählen (max. 10 MB)

4. Metadaten hinzufügen:

Vertragsdatum
Vertragsart (unbefristet/befristet)
Notizen

5. Klicken Sie auf "Hochladen"

Mietvertrag aus Vorlage generieren

Erstellen Sie professionelle Mietverträge direkt in SmartLandlord:

Voraussetzung: Landlord-Profil muss vollständig sein (Adresse, Bankverbindung)

Schritt 1: Vorlage wählen

1. Gehen Sie zu Mieter → Mieter auswählen

2. "Mietvertrag generieren"

3. Wählen Sie Vorlage:

Wohnraum unbefristet (Standard-Wohnungsmiete)
Wohnraum befristet (Zeitlich begrenzt)
Gewerbe (Gewerbemietvertrag)

4. Klicken Sie auf "Weiter"

Schritt 2: Vertragsklauseln anpassen

Die Vorlage enthält Standard-Klauseln nach BGB. Sie können:

✓ Klauseln aktivieren/deaktivieren (Checkbox)
✏️ Text anpassen (Klausel öffnen und bearbeiten)
➕ Eigene Klauseln hinzufügen
? AI-Klauseln generieren lassen (siehe unten)

Pflichtklauseln (rot markiert) können nicht deaktiviert werden.

Schritt 3: AI-Klausel generieren (optional)

Für spezielle Regelungen:

1. Klicken Sie auf "AI-Klausel generieren"

2. Beschreiben Sie die gewünschte Regelung (z.B. "Haustiere erlaubt mit Zustimmung")

3. AI generiert rechtskonforme Klausel mit BGB-Referenz

4. Überprüfen und bearbeiten Sie die Klausel

5. Fügen Sie sie zum Vertrag hinzu

⚖️ Rechtlicher Hinweis: AI-generierte Klauseln sollten von einem Anwalt geprüft werden.

Schritt 4: Vertrag erstellen

1. Überprüfen Sie alle Details

2. Klicken Sie auf "Vertrag erstellen"

3. PDF wird im Hintergrund generiert (dauert ca. 30 Sekunden)

4. Sie erhalten eine Benachrichtigung wenn fertig

Bestehende Dokumente verknüpfen

Verlinken Sie bereits hochgeladene Dokumente:

1. Mieter → "Dokument verknüpfen"

2. Wählen Sie Dokument aus der Bibliothek

3. Setzen Sie Vertragsdatum

4. Speichern

Dies vermeidet Duplikate und nutzt bestehende Dokumente.

Mietanpassungen

Deutsche Kappungsgrenze-Konformität

SmartLandlord prüft automatisch die deutsche Mieterhöhungs-Regulierung:

Kappungsgrenze: Max. 15-20% Erhöhung über 3 Jahre (je nach Stadt)
Mietpreisbremse: Beachtung regionaler Obergrenzen
Automatische Prüfung: System warnt bei Überschreitung

Mietanpassung erstellen

1. Gehen Sie zu Mieter → Mieter auswählen

2. Tab "Miete" → "Mietanpassung"

3. Geben Sie neue Miete ein

4. System prüft automatisch Kappungsgrenze

5. Wählen Sie Begründung:

Modernisierung
Indexanpassung
Ortsübliche Vergleichsmiete (Mietspiegel)

6. Setzen Sie Wirksamkeitsdatum

7. "Speichern & Anpassungsbescheid generieren"

Rechtliche Hinweise

⚖️ Wichtig:

Mieterhöhungen müssen 3 Monate im Voraus angekündigt werden
Mieter kann bis zu 2 Monate nach Zugang widersprechen
Bei Modernisierung: 8% der Kosten auf Jahreskaltmiete umlegbar
Ortsübliche Vergleichsmiete: Mietspiegel als Referenz nutzen

Mietanpassungs-Historie

Sehen Sie alle vergangenen Anpassungen:

Timeline-Ansicht aller Änderungen
Legal Compliance Status
Nächstes erlaubtes Anpassungsdatum
Dokumenten-Verknüpfungen

Mehrfamilienhaus (MFH) Verwaltung

Einheiten erstellen

Siehe Abschnitt "Für Mehrfamilienhäuser" oben.

Einheiten-Mieter verwalten

Jede Einheit kann unabhängig verwaltet werden:

Eigene Mieter-Zuordnung
Separate Mietvertrags-Bedingungen
Individuelle Mietbeträge
Getrennte Dokument-Ablage

Einheiten-Übersicht:

Gehen Sie zu Immobilie → Einheiten, um zu sehen:

Alle Einheiten mit Status
Belegte vs. leere Einheiten
Monatliche Gesamt-Miete
Mieter-Namen

Best Practices

Daten-Organisation

✓ Verwenden Sie konsistente Namenskonventionen

✓ Halten Sie E-Mail-Adressen aktuell

✓ Fügen Sie Notizen für wichtige Details hinzu

✓ Taggen Sie Kontakte mit benutzerdefinierten Labels

Dokumenten-Management

✓ Laden Sie Mietverträge sofort hoch

✓ Verwenden Sie klare Dateinamen

✓ Verknüpfen Sie Dokumente mit korrektem Mieter

✓ Archivieren Sie alte Verträge

Datenschutz & DSGVO

✓ Speichern Sie nur notwendige Daten

✓ Überprüfen Sie inaktive Kontakte jährlich

✓ Verwenden Sie Datenexport für Mieter-Anfragen

✓ Löschen Sie auf Anfrage

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich mehrere Mieter pro Immobilie haben?

A: Ja, bei MFH. Bei Einfamilienhäusern nur ein aktiver Mieter gleichzeitig.

F: Wie beende ich ein Mietverhältnis?

A: Gehen Sie zu Mieter → Status ändern → Auszugsdatum setzen.

F: Kann ich Kautionen tracken?

A: Ja, Kautionen werden mit Mieter-Datensätzen gespeichert.

F: Was wenn Mieterhöhung Kappungsgrenze überschreitet?

A: System warnt Sie und schlägt maximal erlaubten Betrag vor.

F: Kann ich Mietverträge anpassen?

A: Ja, öffnen Sie den Vertrag im Entwurfsstatus und bearbeiten Sie Klauseln.

Screenshots-Platzhalter

? Folgende Screenshots sollten hier eingefügt werden:

1. `contact-list-overview.png` – Kontaktliste

2. `tenant-create-form.png` – Mieter zuweisen Formular

3. `lease-generate-template.png` – Mietvertrag Vorlagen

4. `rent-adjustment-form.png` – Mietanpassung mit Kappungsgrenze-Prüfung

5. `mfh-units.png` – MFH Einheiten-Übersicht

*Screenshots werden vom Administrator hinzugefügt.*