Dokumente verwalten

Was ist der Dokumente Verwalten?

In der Ansicht „Dokumente Verwalten“ laden Sie alle wichtigen Dateien hoch und ordnen diese Ihren Objekten zu. Sie können Dokumenttypen wählen, Dateien Immobilien zuordnen sowie gespeicherte Dokumente filtern, öffnen, herunterladen, bearbeiten oder löschen.

Der Verwalten ist über die Sidebar erreichbar. Klicken Sie auf "Dokumente" und wählen Sie "Verwalten" aus dem Untermenü.

#### Neue Dokumente hochladen

In der Ansicht Dokumente verwalten laden Sie alle wichtigen Dateien hoch und ordnen diese Ihren Objekten zu.

So laden Sie ein neues Dokument hoch:

1. Klicken Sie auf „Dokumente hochladen“.

2. Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in den Uploadbereich oder klicken Sie auf „Datei auswählen“.

3. Prüfen Sie, ob die Datei die Anforderungen erfüllt:

Unterstützte Formate: PDF, DOC, DOCX, JPG, PNG
Maximale Dateigröße: 10 MB

4. Wählen Sie den passenden Dokumenttyp im Dropdown (Pflichtfeld), zum Beispiel:

Kaufvertrag, Mietvertrag, Abrechnung, Nebenkostenabrechnung
Exposé, Objektansicht, Standortbewertung
Energieausweis, Energieverbrauchsdaten
Darlehensvertrag, Finanzierungsangebot, Finanzierungsbestätigung
Grundbuchauszug, Grundriss, Lageplan
Versicherungsnachweis, Baugenehmigung, Baubeschreibung
Protokolle der Eigentümerversammlungen, Prüfberichte
Portfolioanalyse, Immobilienbewertung, Szenariovergleich
Korrespondenz, Marketingunterlagen u. v. m.

5. Wählen Sie das Objekt aus, zu dem das Dokument gehört.

6. Klicken Sie auf „Speichern“ bzw. „Hochladen“.

Nach dem Upload erscheint das Dokument in der Liste der gespeicherten Dokumente und kann gefiltert und geöffnet werden.

#### Dokumente Objekten zuordnen

Wenn ein Dokument noch nicht zugeordnet ist (Anzeige „Not assigned“), können Sie:

Die Detailansicht des Dokuments öffnen.
Über das Objektauswahlfeld das richtige Objekt wählen.
Die Änderungen speichern.

Durch die Zuordnung werden Dokumente in objektbezogenen Ansichten und Auswertungen berücksichtigt.

#### Gespeicherte Dokumente suchen und filtern

Im Abschnitt Gespeicherte Dokumente sehen Sie alle abgelegten Dateien. Oberhalb der Liste stehen Filter zur Verfügung für:

Dokumenttyp – zum Beispiel expose, property valuation, portfolio_analysis, scenario, comparison, Energiezertifikat, Standortbewertung.
Objekt – beschränkt die Liste auf Dokumente eines bestimmten Objekts.

Jede Zeile zeigt:

Dateiname
Dokumenttyp
Zugeordnetes Objekt oder „Not assigned“
Erstellungsdatum und ‑uhrzeit

Rechts stehen Aktionssymbole zur Verfügung:

Dokument öffnen/anzeigen
Datei herunterladen
Zuordnung oder Metadaten bearbeiten
Dokument löschen (falls nicht mehr benötigt)

Über die Seitennavigation am unteren Rand wechseln Sie bei größeren Archiven zwischen den Seiten.

#### Best Practices – Dokumente verwalten

Verwenden Sie aussagekräftige Dokumenttypen, damit Dateien schnell gruppiert und gefunden werden.
Ordnen Sie objektbezogene Dokumente immer einem Objekt zu.
Halten Sie die Dateigröße unter 10 MB für schnelle Uploads und Vorschauen.
Bewahren Sie wichtige Originalunterlagen (Kaufverträge, Grundbuch, Finanzierungen) zentral in diesem Bereich auf – für Prüfungen und Bankgespräche.