Nebenkosten

Was ist der Bereich Nebenkosten?

Im Bereich Nebenkosten erstellen und verwalten Sie Betriebskostenabrechnungen für Ihre Objekte gemäß deutscher Betriebskostenverordnung (BetrKV). Sie erfassen alle relevanten Kostenarten, verteilen diese auf Mieter und erzeugen rechtssichere Abrechnungen als PDF.

Der Nebenkosten ist über die Sidebar erreichbar. Klicken Sie auf "Verwalten" und wählen Sie "Nebenkosten" aus dem Untermenü.

Status und Übersicht

Oben sehen Sie drei Kennzahlen:

Entwürfe: Abrechnungen in Vorbereitung, die noch bearbeitet werden können.
Fertig: Vollständig erfasste Abrechnungen, die versandbereit sind.
Versendet: Abrechnungen, die an Mieter versendet wurden.

In der Tabelle darunter werden je Abrechnung angezeigt:

Objekt und Abrechnungszeitraum
Anzahl enthaltener Einheiten / Mieter
Status (Entwurf, Fertig, Versendet)
Erstellungs‑ bzw. Änderungsdatum
Aktionen (bearbeiten, Vorschau, senden, löschen)

Zu Beginn ist die Liste leer. Starten Sie mit „Erste Nebenkostenabrechnung erstellen“.

Neue Nebenkostenabrechnung erstellen

So erstellen Sie eine neue Nebenkostenabrechnung:

1. Klicken Sie auf „Neue Nebenkostenabrechnung“ oder „Erste Nebenkostenabrechnung erstellen“.

2. Wählen Sie Objekt und Abrechnungszeitraum.

3. Legen Sie die Kostenarten gemäß BetrKV an (zum Beispiel Heizung, Wasser, Müll, Grundsteuer).

4. Erfassen Sie die Gesamtkosten je Kostenart und Zeitraum oder importieren Sie diese aus Unterlagen.

5. Wählen Sie die Umlageschlüssel (zum Beispiel m², Personenzahl, Verbrauch).

6. Ordnen Sie die zugehörigen Einheiten/Mieter zu.

7. Lassen Sie das System die Verteilung je Mieter automatisch berechnen.

8. Prüfen Sie die Vorschau pro Mieter und passen Sie bei Bedarf an.

9. Speichern Sie die Abrechnung als Entwurf oder markieren Sie sie als „Fertig“.

Nebenkostenabrechnungen versenden

Nach der Prüfung aller Zahlen:

1. Öffnen Sie die Abrechnung und ändern Sie den Status von „Entwurf“ auf „Fertig“.

2. Nutzen Sie die Funktion „Senden“, um alle Abrechnungen gesammelt oder je Einheit zu versenden.

3. Das System erzeugt PDFs und speichert diese im Dokumentenbereich.

4. Der Status wird auf „Versendet“ gesetzt und das Versanddatum protokolliert.

Sie können einzelne Abrechnungen oder die Gesamtabrechnung als PDF exportieren und für Ihre Unterlagen archivieren.

Verknüpfung mit Zahlungen und Mietern

Nebenkostenabrechnungen sind mit anderen Bereichen verknüpft:

Mieter aus dem Bereich „Mieter“ werden beim ausgewählten Objekt automatisch vorgeschlagen.
Aus Nachzahlungen oder Guthaben können Sie direkt Zahlungseinträge anlegen.
Im Mieterprofil sehen Sie, welche Nebenkostenabrechnungen für ein Mietverhältnis erstellt wurden.

So bilden Sie den vollständigen Prozess von der Kostenerfassung über die Abrechnung bis zur Zahlungszuordnung ab.

Häufige Fragen – Nebenkostenabrechnungen

Warum kann ich eine Abrechnung nicht auf „Fertig“ setzen?

Prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder (Objekt, Zeitraum, Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Mieter) ausgefüllt sind.

Kann ich eine bereits versendete Abrechnung korrigieren?

Versendete Abrechnungen können nicht direkt geändert werden. Erstellen Sie eine Korrekturabrechnung oder eine Zusatzabrechnung und dokumentieren Sie die Korrektur in der Kommunikation mit dem Mieter.

Muss ich jede Kostenart manuell erfassen?

Sie können wiederverwendbare Vorlagen für Kostenarten anlegen, um zukünftige Abrechnungsperioden schneller zu erfassen.