Betriebskosten — Nebenkostenabrechnung erstellen

Die Seite Betriebskosten ist der Ort, an dem Sie eine Nebenkostenabrechnung erstellen und die laufenden Kosten einer Immobilie für einen gewählten Zeitraum auf Ihre Mieter aufteilen. Öffnen Sie sie unter Verwaltung → Betriebskosten.

Verwenden Sie diese Seite, um eine Abrechnung einzurichten, Kostenpositionen hinzuzufügen und zu verteilen, den Anteil jedes Mieters zu berechnen sowie die Abrechnungen und PDFs je Mieter abzuschließen und zu versenden.

Voraussetzungen

Um eine nutzbare Abrechnung zu erstellen, benötigen Sie:

• Eine Immobilie in Ihrem Portfolio.
• Mindestens einen Mieter mit einem aktiven Mietvertrag, der den Abrechnungszeitraum abdeckt.

Falls diese fehlen, fügen Sie zuerst die Immobilie und den Mietvertrag hinzu und kehren Sie dann zu den Betriebskosten zurück.

1. Abrechnung erstellen

Klicken Sie auf Neue Abrechnung, um eine neue Abrechnung zu starten, und geben Sie folgendes ein:

• Die Immobilie, die Sie abrechnen möchten.
• Das Jahr und den Abrechnungszeitraum:

• Gesamtes Jahr,
• erstes oder zweites Halbjahr,
• Quartal.
• Die gesamte Gebäudefläche in m², die erforderlich ist.
• Optional die Anzahl der Einheiten und Personen.

Nach dem Speichern wird die Abrechnung mit dem Status Entwurf erstellt.

2. Kostenpositionen hinzufügen

Verwenden Sie Kostenpunkt hinzufügen, um jede laufende Kosten hinzuzufügen, die Sie verteilen möchten, zum Beispiel:

• Heizung
• Grundsteuer
• Versicherung
• Hausmeister

Geben Sie für jede Kostenposition ein:

• Den Betrag.
• Einen Verteilungsschlüssel, der festlegt, wie die Kosten aufgeteilt werden:

• Gleichmäßig je Wohneinheit – nach Einheiten.
• Nach Wohnfläche (m²) – nach Wohnfläche.
• Nach Personenzahl – nach Personenzahl.
• Pauschal / fester Betrag je Mieter – nach Festbetrag.
• Nach Verbrauch / Zählerständen – nach Verbrauch.

Wählen Sie die Umlagemethode, die der Vereinbarung und der Art der Kosten entspricht.

3. Berechnen

Wenn alle relevanten Kostenpositionen eingegeben wurden, klicken Sie auf Berechnen.

Das System berechnet für jeden Mieter:

• seinen Anteil an jeder Kostenposition,
• seine gesamten Vorauszahlungen,
• den daraus resultierenden Saldo.

Der Saldo zeigt entweder ein Guthaben oder einen zu zahlenden Betrag.

Überprüfen Sie die Ergebnisse, bevor Sie fortfahren, und passen Sie Kostenpositionen oder Verteilungsschlüssel an, falls etwas nicht korrekt erscheint.

4. Abschließen und versenden

Sobald Sie mit der Berechnung zufrieden sind:

1. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Abrechnung zu sperren.

2. Klicken Sie auf An Mieter senden, um Mitteilungen an die Mieter zu versenden.

3. Laden Sie bei Bedarf PDFs herunter:

• eine vollständige Abrechnungsübersicht oder
• eine Abrechnung für einen einzelnen Mieter.

Nach dem Abschluss wird die Abrechnung Teil Ihrer Abrechnungshistorie.

Mieterzusammenstellungen

Öffnen Sie die Abrechnung eines Mieters, um dessen detaillierte Aufschlüsselung einzusehen. Jede mieterspezifische Abrechnung zeigt:

• Kostenarten und Gesamtkosten,
• den Anteil des Mieters in Prozent,
• den Belegungszeitfaktor,
• den Betrag des Mieters,
• das Ergebnis als entweder:

• Kredit an den Mieter, oder
• Zusätzliche Zahlung fällig.

Mieter können klar erkennen, wie ihr Anteil berechnet wurde und ob sie eine Rückerstattung erhalten oder einen Nachzahlungsbetrag leisten müssen.

Statusverlauf

Jede Abrechnung durchläuft folgende Phasen:

• Entwurf – erstellt, noch bearbeitbar.
• Berechnet – Kosten und Mieteranteile wurden berechnet.
• Fertiggestellt – gesperrt und bestätigt.
• Versendet – an Mieter versendet.

Verwenden Sie den Status, um schnell zu erkennen, wo sich eine Abrechnung im Prozess befindet – von der ersten Einrichtung bis zur abgeschlossenen Zustellung.