Immobilienausgaben erfassen und kategorisieren
Ausgaben ist der Bereich, in dem Sie erfassen und kategorisieren, was jede Immobilie kostet.
Wenn Sie diesen Bereich aktuell halten, erleichtern Sie sich später die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen und Steuerberichten erheblich.
Hinzufügen und kategorisieren
Verwenden Sie die Ausgabenliste, um alle mit Ihren Immobilien verbundenen Kosten zu erfassen und zu organisieren:
- Klicken Sie auf Ausgaben hinzufügen, um eine Ausgabe mit ihrer Kategorie, Immobilie und dem Betrag zu erfassen. Fügen Sie eine klare Beschreibung und einen Lieferanten hinzu, damit Sie den Eintrag später wiedererkennen.
- Markieren Sie, ob die Ausgabe Auf Mieter umlegbar ist, damit sie gegebenenfalls in Ihre Betriebskostenabrechnungen einfließen kann.
- Verwenden Sie Filter, um die Liste nach Kategorie, Umlagefähigkeit oder Immobilie einzugrenzen, und suchen Sie nach Beschreibung, Lieferant oder Immobilienname, wenn Sie nach bestimmten Einträgen suchen.
Stellen Sie sicher, dass jede Ausgabe der richtigen Immobilie und Kategorie zugeordnet ist, damit nachgelagerte Berechnungen und Berichte korrekt bleiben.
Was Sie sehen
Die Ausgabenübersicht bietet Ihnen eine zentrale Ansicht aller erfassten Ausgaben für Ihre Immobilien.
Von diesem Bildschirm aus können Sie:
- Ausgaben für eine oder mehrere Immobilien einsehen.
- Ausgaben nach Beschreibung, Lieferant oder Immobilienname suchen.
- Ausgaben nach Kategorie filtern.
- Ausgaben nach umlagefähigem und nicht umlagefähigem Status filtern.
- Ausgabenbeträge und -daten einsehen.
- Fehlende oder falsch kategorisierte Einträge schnell identifizieren.
Wenn Sie Filter regelmäßig verwenden, können Sie Informationen schneller finden – insbesondere bei der Verwaltung mehrerer Immobilien.
Ausgabenkategorien
Die Wahl der richtigen Kategorie für jede Ausgabe hilft dabei, Ihre Aufzeichnungen übersichtlich zu halten und spätere Auswertungen zu erleichtern.
Häufige Kategorien können sein:
- Instandhaltung und Reparaturen
- Nebenkosten und Versorgungsleistungen
- Versicherungen
- Hausverwaltungsgebühren
- Reinigungsdienstleistungen
- Garten- und Außenanlagenpflege
- Verwaltungskosten
- Professionelle Dienstleistungen
Verwenden Sie Kategorien möglichst einheitlich für alle Immobilien. Eine einheitliche Kategorisierung erleichtert den Kostenvergleich zwischen Immobilien und die Identifikation von Ausgabemustern im Zeitverlauf.
Wenn Sie unsicher sind, welche Kategorie Sie wählen sollen, wählen Sie die Kategorie, die am besten den Hauptzweck der Ausgabe widerspiegelt.
Umlagefähige und nicht umlagefähige Ausgaben
Einige Ausgaben können über Betriebskostenabrechnungen an Mieter weitergegeben werden, während andere in der Verantwortung des Eigentümers verbleiben.
Prüfen Sie beim Erfassen einer Ausgabe sorgfältig, ob diese als umlagefähig markiert werden soll. Eine korrekte Klassifizierung stellt sicher, dass zukünftige Betriebskostenberechnungen und Berichte korrekt bleiben.
Stellen Sie bei Ausgaben, die mehreren Einheiten oder Mietern zugutekommen, sicher, dass die Ausgabe korrekt zugeordnet ist, damit spätere Berechnungen die entsprechenden Informationen verwenden können.
Überprüfen Sie umlagefähige Ausgaben regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen das ganze Jahr über konsistent bleiben.
Ausgabenaufzeichnungen überprüfen
Regelmäßige Überprüfungen helfen dabei, Ihre Ausgabendaten korrekt zu halten.
Berücksichtigen Sie bei der Überprüfung von Ausgaben:
- Ob jede Ausgabe der richtigen Immobilie zugeordnet wurde.
- Ob Kategorien einheitlich angewendet wurden.
- Ob Beschreibungen den Zweck der Ausgabe klar erläutern.
- Ob die Lieferanteninformationen korrekt eingegeben wurden.
- Ob umlagefähige Ausgaben entsprechend markiert wurden.
Korrekte Aufzeichnungen verbessern die Berichterstattung und erleichtern zukünftige Analysen.
Export
Verwenden Sie Exportieren, um Ihre gefilterten Ausgaben herunterzuladen. Der Export berücksichtigt die von Ihnen angewendeten Filter und Suchanfragen, sodass Sie:
- Eine Teilmenge der Ausgaben mit Ihrem Steuerberater oder Buchhalter teilen können.
- Kosten nach Kategorie oder Immobilie in Ihren eigenen Tabellenkalkulationsprogrammen analysieren können.
Dies ist besonders nützlich am Jahresende oder bei der Erstellung von Betriebskostenabrechnungen für Ihre Mieter.
Arbeiten mit exportierten Daten
Exportierte Ausgabendaten können Ihnen helfen, die Immobilienperformance detaillierter zu analysieren.
Zum Beispiel möchten Sie möglicherweise:
- Instandhaltungskosten über verschiedene Immobilien hinweg vergleichen.
- Jährliche Betriebskosten einsehen.
- Wiederkehrende Lieferantenkosten identifizieren.
- Ausgabentrends im Zeitverlauf analysieren.
- Belege für buchhalterische Zwecke vorbereiten.
Da Exporte die von Ihnen angewendeten Filter berücksichtigen, können Sie fokussierte Berichte für eine bestimmte Immobilie, Kategorie oder einen bestimmten Zeitraum erstellen, ohne nicht relevante Einträge manuell entfernen zu müssen.
Best Practices
Die folgenden Vorgehensweisen helfen dabei, Ihre Ausgabenaufzeichnungen korrekt und nützlich zu halten:
1. Erfassen Sie Ausgaben, sobald sie anfallen.
2. Verwenden Sie klare und einheitliche Beschreibungen.
3. Ordnen Sie jede Ausgabe der richtigen Immobilie zu.
4. Überprüfen Sie Kategorien regelmäßig.
5. Überprüfen Sie den Umlagestatus vor dem Speichern.
6. Überprüfen Sie ältere Aufzeichnungen regelmäßig auf Korrektheit.
Die Pflege korrekter Ausgabenaufzeichnungen das ganze Jahr über reduziert den administrativen Aufwand später und verbessert die Qualität der aus Ihren Portfoliodaten generierten Berichte.
Verwandte Bereiche
Ausgabendaten fließen in mehrere andere Bereiche innerhalb von SmartLandlord ein.
Die aktuelle Pflege von Ausgaben unterstützt:
- Betriebskostenabrechnungen.
- Immobilien-Performance-Analyse.
- Cashflow-Berichterstattung.
- Portfolio-Berichterstattung.
- Jahresabschlussberichte.
Korrekte Ausgabeninformationen bilden eine solide Grundlage für das Verständnis der Immobilien-Performance und die Pflege zuverlässiger Portfolio-Aufzeichnungen.