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Zuletzt aktualisiert: März 2026 · BetrKV-Stand: 2025/2026
Verwaltung

Nebenkostenabrechnung Software für Vermieter – BetrKV-konform erstellen

Erstellen Sie Ihre jährliche Nebenkostenabrechnung nach BetrKV — vollautomatisch in 4 Schritten. Alle 16 umlagefähigen Kostenpositionen, automatischer Verteilerschlüssel, mieterindividuelle Abrechnung und versandfertige PDF-Ausgabe. Keine Excel-Tabellen. Kein Papierchaos.

  • Alle 16 BetrKV-Kostenpositionen in einer Eingabemaske
  • Automatischer Verteilerschlüssel: nach Fläche, Personen oder Verbrauch
  • Mieterindividuelle Abrechnung als druckfertige PDF — versandbereit in Minuten
Kostenlos testen Wie es funktioniert
BetrKV-konform
DSGVO-sicher
PDF-Ausgabe sofort
In 4 Schritten
SmartLandlord Verwaltung
Nebenkostenabrechnung
BetrKV-konforme Betriebskostenabrechnung
BetrKV-konform ✓ Vollständig
Kostenpositionen 16 BetrKV-Positionen
Verteilerschlüssel Automatisch
Ausgabe Versandfertige PDF
Workflow-Status Entwurf → Fertig → Versendet
Belegnachweis Belegnr. + Datum
KI-Belegprüfung Inklusive
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Keine Kreditkarte · DSGVO-konform · Server in Deutschland
So funktioniert's Funktionen BetrKV & Recht FAQ Weitere Tools
So funktioniert's

In 4 Schritten zur versandfertigen Nebenkostenabrechnung

SmartLandlord führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung — von den Grunddaten bis zur PDF-Ausgabe je Mieter. Kein Excel. Keine fehlenden Kostenpositionen. Keine Fehler.

1
Grunddaten
Immobilie und Abrechnungszeitraum wählen, Gebäudedaten eingeben.
  • Immobilie auswählen
  • Abrechnungszeitraum (01.01.–31.12.)
  • Gesamtfläche in m² + Einheiten
  • Anzahl Personen für Umlage
  • Bemerkungen optional
2
Kostenpositionen
Alle 16 BetrKV-Positionen eingeben — per Schnelleingabe oder Einzelposition mit Belegnummer.
  • Schnelleingabe: alle 16 auf einmal
  • Einzelposition: Belegnr. + Datum
  • Verteilerschlüssel automatisch
  • Gesamtkosten in Echtzeit
3
Berechnung
Automatische Berechnung auf Knopfdruck — oder manuelle Anpassung je Position.
  • Automatisch berechnen
  • Manuell anpassen möglich
  • Umlage nach Fläche / Personen / Verbrauch
  • Anteil je Einheit kalkuliert
4
Prüfen & Ausgabe
Übersicht prüfen, PDF je Mieter herunterladen — versandfertig mit Anschreiben.
  • Gesamtkosten-Übersicht
  • Guthaben / Nachzahlung je Mieter
  • PDF-Abrechnung je Einheit
  • Status: Entwurf → Fertig → Versendet
Funktionen

Was SmartLandlord von Excel und anderen Tools unterscheidet

Zwei Funktionen sind im Markt einzigartig: der revisionssichere Belegnachweis je Kostenposition und die vollständige Portfolio-Integration. Alle anderen Anbieter fehlen hier.

Alle 16 BetrKV-Positionen in einer Maske

Schnelleingabe aller umlagefähigen Kostenpositionen nach § 2 BetrKV in einem Schritt — Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müll, Hausmeister, Versicherung und mehr.

Automatischer Verteilerschlüssel

Der Umlageschlüssel wird pro Kostenposition automatisch zugewiesen: nach Wohnfläche, Personenanzahl oder Verbrauch. Kein manuelles Berechnen — kein Fehlerrisiko.

Vollständiger Belegnachweis je Position Einzigartig

Im Einzelpositionsmodus: Belegnummer, Belegdatum und Beschreibung je Kostenposition. Revisionssicherer Nachweis für Steuerberater und Betriebsprüfung — kein Konkurrent bietet dies standardmäßig.

Mieterindividuelle Abrechnung

Die Abrechnung wird automatisch auf jeden Mieter heruntergebrochen — mit individuellem Nachzahlungs- oder Guthabenbetrag und Anschreiben. Versandfertig als PDF je Einheit.

Direkt im Mietverhältnis verknüpft

Nebenkostendokumente können direkt aus dem Mieterprofil erstellt und abgelegt werden. Alle Unterlagen bleiben im selben System wie Mietvertrag, Kaution und Zahlungshistorie.

Teil der Portfolio-Plattform Einzigartig

Betriebskosten fließen automatisch in Cashflow-Auswertungen und Renditeberechnungen ein. Kein Daten-Export in andere Tools nötig — alles in SmartLandlord.

BetrKV & Recht

Nebenkostenabrechnung nach BetrKV — Was Vermieter wissen müssen

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt, welche Kosten auf Mieter umgelegt werden dürfen. SmartLandlord stellt sicher, dass Ihre Abrechnung diese Anforderungen vollständig erfüllt.

Umlagepflicht (§ 556 BGB)
Eine Nebenkostenabrechnung ist nur dann Pflicht, wenn im Mietvertrag eine Vorauszahlung der Nebenkosten vereinbart wurde. Ohne diese Vereinbarung kann keine Abrechnung gefordert werden.
Frist: 12 Monate (§ 556 Abs. 3 BGB)
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Wird die Frist versäumt, verliert der Vermieter seinen Nachzahlungsanspruch vollständig.
Umlagefähige Kosten (§ 2 BetrKV)
Nur die in § 2 BetrKV abschließend aufgelisteten Betriebskosten dürfen umgelegt werden. Nicht umlagefähig: Verwaltungskosten, Instandhaltung, Reparaturen und Leerstandskosten.
Heizkosten nach HKVO
Heizkosten müssen nach der Heizkostenverordnung abgerechnet werden: 50–70 % verbrauchsabhängig, der Rest nach Fläche. SmartLandlord weist diesen Schlüssel automatisch zu.
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CO₂-Kostenaufteilung 2026 — neu: Seit dem 1. Januar 2023 gilt das CO₂-Kostenaufteilungsgesetz (CO₂KostAufG). Vermieter müssen die CO₂-Kosten anteilig je nach Energieeffizienzklasse des Gebäudes mit dem Mieter teilen. SmartLandlord berücksichtigt diese Pflichtaufteilung in der Abrechnung.
FAQ

Häufig gestellte Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Die wichtigsten Fragen rund um Nebenkostenabrechnungen — rechtlich korrekt und verständlich beantwortet.

Der Vermieter hat 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Endet das Abrechnungsjahr am 31. Dezember, muss die Abrechnung spätestens bis zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter eingehen. Wird diese Frist versäumt, verliert der Vermieter seinen Anspruch auf eine Nachzahlung – ein etwaiges Guthaben des Mieters bleibt jedoch in jedem Fall auszuzahlen.
Umlagefähig sind ausschließlich die in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführten Kosten – vorausgesetzt, die Umlage ist im Mietvertrag vereinbart. Zulässig sind u. a.: Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzugsbetrieb, Straßenreinigung, Müllentsorgung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Sach- und Haftpflichtversicherung sowie Hausmeisterkosten. Nicht umlagefähig: Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten sowie Leerstandskosten – diese trägt stets der Vermieter.
Eine formell wirksame Nebenkostenabrechnung muss enthalten: den Abrechnungszeitraum, eine Aufstellung aller umgelegten Kostenpositionen mit Gesamtbetrag, den verwendeten Verteilerschlüssel je Kostenart, den anteiligen Betrag des Mieters sowie die bereits geleisteten Vorauszahlungen. Am Ende steht entweder eine Nachzahlung oder ein Rückzahlungsbetrag. Die Abrechnung muss für einen durchschnittlich versierten Mieter ohne Fachkenntnisse nachvollziehbar sein – andernfalls ist sie formell unwirksam.
In die Nebenkostenabrechnung gehören alle laufenden Betriebskosten, die laut BetrKV umlagefähig sind und im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden. Typische Positionen: Grundsteuer, Wasser und Entwässerung, Heizkosten (nach HKVO aufzuteilen: 50–70 % verbrauchsabhängig), Aufzug, Gebäude- und Haftpflichtversicherung, Hausreinigung, Müllentsorgung, Gartenpflege, Allgemeinstrom und ggf. Kabelgebühren. Kosten, die nicht im Mietvertrag vereinbart wurden, dürfen nicht abgerechnet werden.
Umlagefähig sind nur die in § 2 BetrKV genannten Betriebskosten – und nur dann, wenn die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Nicht umgelegt werden dürfen: Verwaltungskosten, Instandhaltung, Reparaturen, Leerstandskosten und einmalige Anschaffungen. Versicherungen sind nur umlegbar, wenn es sich um Gebäude- oder Haftpflichtversicherungen handelt – nicht um Rechtsschutz oder die Hausratversicherung des Vermieters.
Nicht auf den Mieter umlegbar sind: Hausverwaltungskosten (z. B. Buchführung, Verwaltungsgebühren), Instandhaltungs- und Reparaturkosten, Leerstandskosten, einmalige Modernisierungsmaßnahmen sowie Kontoführungsgebühren. Auch Kosten, die zwar in der BetrKV aufgeführt sind, aber nicht explizit im Mietvertrag vereinbart wurden, können nicht abgerechnet werden.
Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein – maßgeblich ist der tatsächliche Zugang beim Mieter, nicht das Erstellungs- oder Versanddatum. Verpasst der Vermieter diese Frist, verliert er seinen Nachzahlungsanspruch vollständig. Ein Guthaben des Mieters ist unabhängig von der Frist auszuzahlen.
Beide Begriffe bezeichnen im Wohnraummietrecht denselben Vorgang: die jährliche Abrechnung der laufenden Kosten für Betrieb und Unterhalt des Gebäudes. Betriebskostenabrechnung ist der gesetzlich korrekte Begriff nach §§ 556 ff. BGB in Verbindung mit der BetrKV. Nebenkostenabrechnung ist der umgangssprachlich gebräuchlichere Ausdruck – rechtlich gleichwertig. Im Gewerbemietrecht können abweichende Betriebskostenkataloge gelten.
Ja. Moderne Vermieter-Software wie SmartLandlord automatisiert die Erstellung gesetzeskonformer Nebenkostenabrechnungen nach BetrKV. Die Software berechnet Verteilerschlüssel automatisch, importiert Transaktionen per CSV/Excel, prüft Belege per KI auf Vollständigkeit und Plausibilität und erstellt eine druckfertige PDF-Abrechnung – konform mit § 556 BGB. Das spart mehrere Stunden manueller Arbeit pro Abrechnungseinheit und reduziert Fehlerrisiken erheblich.
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