Meine Dokumente

Was ist "Meine Dokumente"?

Meine Dokumente ist die zentrale Dokumentenverwaltung für alle Ihre immobilienbezogenen Unterlagen. Die Funktion ermöglicht das Erstellen professioneller PDF-Berichte aus Ihren Analysedaten, das Hochladen eigener Dokumente mit Immobilienzuordnung und die strukturierte Verwaltung aller gespeicherten Dateien mit umfangreichen Such-, Filter- und Sortierfunktionen.

Über die Sidebar erreichen Sie die Funktion unter "Portfolio" → "Meine Dokumente". Die Seite gliedert sich in vier Hauptbereiche: Immobilien-Auswahl, Dokumente erstellen, Dokumente hochladen und Gespeicherte Dokumente.

Immobilien-Auswahl

Im oberen Bereich wählen Sie die Immobilien aus, für die Sie Berichte erstellen möchten. Ein Hinweisfeld erklärt die drei Auswahlmöglichkeiten: Einzelauswahl für Detailansichten, Mehrfachauswahl für Vergleichsberichte und "Alle auswählen" für das Gesamtportfolio.

Die Option "Alle auswählen" erscheint als separate Karte mit Checkbox und aktiviert sämtliche Immobilien für umfassende Portfolio-Berichte. Darunter werden alle gespeicherten Immobilien als einzelne Karten dargestellt.

Jede Immobilienkarte zeigt den Namen als Überschrift sowie Kaufpreis, Kaltmiete pro Monat und durchschnittlichen Zinssatz zur schnellen Orientierung. Ein Klick auf die Karte oder direkt auf die Checkbox aktiviert die Auswahl. Ausgewählte Immobilien erhalten einen farbigen Rahmen und einen hervorgehobenen Kartenkopf.

Für die Immobilien Detailansicht muss genau eine Immobilie ausgewählt sein. Für den Portfolio Bericht können beliebig viele Immobilien gewählt werden, mindestens jedoch eine.

Dokumente erstellen

Zwei Buttons führen zu den verfügbaren Berichtstypen: "Portfolio Bericht erstellen" und "Immobilien Detailansicht erstellen".

Der Portfolio Bericht fasst die Finanzdaten mehrerer Immobilien in einem professionellen Dokument zusammen. Nach Klick auf den Button öffnet sich ein Modal mit Konfigurationsoptionen. Die Kapitelauswahl umfasst sechs Bereiche: Executive Summary mit Kennzahlenübersicht, Immobilienportfolio mit Objektliste, Finanzierungsübersicht mit Darlehensdetails, Finanzkennzahlen mit berechneten KPIs, Diagramme mit grafischen Auswertungen und optional einen Anhang für eigene Anmerkungen. Bei aktiviertem Anhang erscheint ein Textfeld für individuelle Eingaben.

Ein optionales Deckblatt-Bild kann für die erste Seite hochgeladen werden. Das Namensfeld ist Pflicht und muss ausgefüllt sein, bevor der Button "Bericht generieren" aktiv wird.

Die Immobilien Detailansicht erstellt einen ausführlichen Bericht für eine einzelne Immobilie mit allen erfassten Daten. Die Kapitelauswahl umfasst drei Bereiche: Prodaten mit Stamm- und Ausstattungsdaten, Finanzdaten mit Finanzierungs- und Kostenübersicht sowie Mietpreisanalyse mit Einnahmen und Renditeberechnung. Auch hier können Sie ein Deckblatt-Bild hinzufügen und müssen Ihren Namen eingeben.

Nach Klick auf "Bericht generieren" schließt sich das Modal und ein Ladeindikator zeigt den Fortschritt der PDF-Erstellung. Das fertige Dokument wird automatisch heruntergeladen und gleichzeitig in Meine Dokumente gespeichert.

Dokumente hochladen

Der Upload-Bereich ermöglicht das Hinzufügen eigener Dokumente. Ein gestrichelter Rahmen mit Upload-Icon markiert die Drag-and-Drop-Zone. Ziehen Sie Dateien direkt in diesen Bereich oder klicken Sie auf das Eingabefeld zur Dateiauswahl.

Unterstützte Formate sind PDF-Dokumente (empfohlen für Verträge und offizielle Unterlagen), Microsoft Word-Dateien in den Formaten DOC und DOCX sowie Bilder in JPG und PNG. Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB pro Datei.

Nach Dateiauswahl füllen Sie zwei Pflichtfelder aus. Der Dokumenttyp wird über ein Dropdown-Menü mit über 30 Kategorien gewählt: Kaufvertrag, Mietvertrag, Abrechnung, Immobilien Detailansicht, Exposé, Schriftverkehr, ImmoCheck, Kreditvertrag, Baugenehmigungsbescheid, Finanzierungsangebot, Finanzierungsbestätigung, Grundbuchauszug, Grundriss, Foto, Energieausweis, Lageplan, Teilungserklärung, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Versicherungsnachweise, Nebenkostenabrechnung, Baupläne, Mietverträge, Grundstücksvertrag, Baugenehmigungen, Baubeschreibung, Lastenfreistellung, Garantieunterlagen, Protokolle von Bauabnahmen, Umweltgutachten, Flurkarte, Muster des Energieverbrauchs, Kaufprotokoll und Vermarktungsunterlagen.

Das zweite Pflichtfeld ordnet das Dokument einer Immobilie zu. Das Dropdown zeigt alle gespeicherten Immobilien mit Name und Bundesland. Diese Zuordnung ermöglicht später die Filterung nach Immobilie.

Der Button "Dokument hochladen" speichert die Datei. Ohne gespeicherte Immobilien im Portfolio ist der Upload deaktiviert mit Hinweis, zuerst eine Immobilie anzulegen.

Gespeicherte Dokumente

Die Dokumententabelle zeigt alle hochgeladenen und generierten Dateien in einer übersichtlichen Liste. Eine Bulk-Aktionsleiste erscheint oberhalb der Tabelle sobald Dokumente ausgewählt sind.

Der Such- und Filterbereich bietet mehrere Optionen: Ein Suchfeld filtert nach Dateinamen, Dokumenttyp oder Immobilienname mit sofortiger Ergebnisanzeige. Drei Dropdown-Filter ermöglichen die Einschränkung nach Dokumenttyp, Immobilie und Datumsbereich (Von-Bis). Der Reset-Button mit Pfeil-Icon setzt alle Filter zurück.

Sortierbuttons in einer Buttongruppe ordnen die Liste: "Neueste zuerst" und "Älteste zuerst" sortieren nach Datum, "Name A-Z" und "Name Z-A" alphabetisch nach Dateiname, "Nach Typ" gruppiert nach Dokumentkategorie. Der aktive Sortierbutton ist farblich hervorgehoben. Alternativ klicken Sie auf die Spaltenüberschriften in der Tabelle zum Sortieren.

Die Tabelle selbst enthält sechs Spalten: Eine Checkbox-Spalte für Mehrfachauswahl, Dateiname mit Datei-Icon, Dokumenttyp als Badge, zugeordnete Immobilie mit Haus-Icon, Datum der Speicherung und eine Aktionen-Spalte.

Für jedes Dokument stehen zwei Aktionsbuttons bereit. Der Download-Button in Grün öffnet PDF-Dateien direkt im neuen Browser-Tab zur Ansicht oder lädt andere Dateiformate herunter. Der Löschen-Button in Rot entfernt das Dokument nach einer Sicherheitsabfrage unwiderruflich.

Bei leerer Dokumentenliste oder keinen Suchergebnissen erscheint ein Hinweis mit Ordner-Icon und dem Text "Keine Dokumente gefunden".

Bulk-Aktionen

Bei Auswahl eines oder mehrerer Dokumente über die Checkboxen erscheint eine Aktionsleiste oberhalb der Tabelle. Diese zeigt die Anzahl ausgewählter Dokumente und bietet zwei Buttons: "Ausgewählte löschen" entfernt alle markierten Dateien nach einer Sammelbestätigung. "Auswahl aufheben" deaktiviert alle Checkboxen und schließt die Aktionsleiste.

Die Checkbox "Alle auswählen" in der Tabellenüberschrift markiert alle sichtbaren Dokumente auf der aktuellen Seite. Bei teilweiser Auswahl zeigt die Checkbox einen Zwischenzustand.

Ausgewählte Zeilen werden farblich hervorgehoben für bessere Übersichtlichkeit.

Paginierung

Bei mehr als zehn Dokumenten erscheint eine Seitennavigation unterhalb der Tabelle. Die Anzeige "X Dokumente gefunden" zeigt die Gesamtanzahl der Suchergebnisse.

Die Paginierung umfasst Vor- und Zurück-Pfeile sowie nummerierte Seitenbuttons. Bei vielen Seiten werden Auslassungspunkte zwischen den Seitenzahlen angezeigt. Die aktuelle Seite ist farblich markiert.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Schritt 1: Funktion öffnen

Klicken Sie in der Sidebar auf "Portfolio" und wählen Sie "Meine Dokumente" aus dem Untermenü. Die Seite zeigt den Einleitungsbereich mit Erklärung, darunter die Immobilien-Auswahl, die Berichtserstellung, den Upload-Bereich und die Liste gespeicherter Dokumente.

Schritt 2: Immobilien auswählen

Wählen Sie im Bereich "Immobilien-Auswahl" die gewünschten Objekte aus. Für die Immobilien Detailansicht aktivieren Sie genau eine Immobilie durch Klick auf die Karte oder die Checkbox. Für den Portfolio Bericht wählen Sie mehrere Immobilien oder nutzen Sie "Alle auswählen" für das Gesamtportfolio.

Ausgewählte Immobilien erhalten einen farbigen Rahmen. Der Hinweisbereich erklärt die Unterschiede zwischen Einzel-, Mehrfach- und Gesamtauswahl.

Schritt 3: Berichtstyp wählen

Im Bereich "Dokumente erstellen" klicken Sie auf den gewünschten Button. "Portfolio Bericht erstellen" öffnet das Modal für Finanzierungsberichte mit mehreren Immobilien. "Immobilien Detailansicht erstellen" öffnet das Modal für Einzelberichte.

Bei falscher Immobilienauswahl erscheint eine Fehlermeldung: Für die Detailansicht muss genau eine Immobilie ausgewählt sein, für das Portfolio mindestens eine.

Schritt 4: Bericht konfigurieren

Im geöffneten Modal wählen Sie die gewünschten Kapitel durch Aktivieren oder Deaktivieren der Checkboxen. Beim Portfolio Bericht stehen Executive Summary, Immobilienportfolio, Finanzierungsübersicht, Finanzkennzahlen, Diagramme und Anhang zur Verfügung. Bei der Detailansicht wählen Sie zwischen Prodaten, Finanzdaten und Mietpreisanalyse.

Optional laden Sie ein Deckblatt-Bild hoch über das Dateifeld. Geben Sie Ihren Namen in das Pflichtfeld ein. Erst nach Eingabe wird der Button "Bericht generieren" aktiv.

Schritt 5: Bericht generieren

Klicken Sie auf "Bericht generieren". Das Modal schließt sich und ein Ladeindikator zeigt den Fortschritt der PDF-Erstellung. Je nach Umfang und Anzahl der Immobilien kann die Generierung einige Sekunden dauern.

Nach Abschluss wird das PDF automatisch heruntergeladen und in Ihrem Download-Ordner gespeichert. Gleichzeitig erscheint das Dokument in der Liste "Gespeicherte Dokumente".

Schritt 6: Dokumente hochladen

Für eigene Unterlagen nutzen Sie den Bereich "Dokumente hochladen". Ziehen Sie eine Datei in die gestrichelte Upload-Zone oder klicken Sie auf das Eingabefeld zur Dateiauswahl. Nach Auswahl zeigt die Zone Dateiname und Größe.

Wählen Sie den passenden Dokumenttyp aus dem Dropdown-Menü. Ordnen Sie das Dokument einer Immobilie zu über das zweite Dropdown. Klicken Sie auf "Dokument hochladen" zum Speichern.

Schritt 7: Dokumente finden

Nutzen Sie das Suchfeld im Bereich "Gespeicherte Dokumente" für die schnelle Suche nach Dateinamen. Die Dropdown-Filter grenzen die Ergebnisse nach Dokumenttyp, Immobilie oder Zeitraum ein. Die Sortierbuttons ordnen die Liste nach Datum, Name oder Typ.

Die Anzeige "X Dokumente gefunden" zeigt die aktuelle Ergebnisanzahl. Bei vielen Dokumenten navigieren Sie über die Paginierung durch die Seiten.

Schritt 8: Dokument herunterladen

Klicken Sie auf den grünen Download-Button bei einem Dokument. PDF-Dateien öffnen sich in einem neuen Browser-Tab zur direkten Ansicht. Andere Dateiformate werden in Ihren Download-Ordner heruntergeladen.

Alternativ können Sie mehrere Dokumente über die Checkboxen auswählen und gemeinsam verwalten.

Schritt 9: Dokumente löschen

Für einzelne Dokumente klicken Sie auf den roten Löschen-Button und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Das Dokument wird unwiderruflich entfernt.

Für mehrere Dokumente aktivieren Sie die Checkboxen der gewünschten Dateien. In der erscheinenden Bulk-Aktionsleiste klicken Sie auf "Ausgewählte löschen" und bestätigen Sie die Sammel-Löschung.

Häufige Probleme und Lösungen

Keine Immobilien in der Auswahl

Der Bereich "Immobilien-Auswahl" zeigt keine Karten oder ist leer.

  • Prüfen ob Immobilien über den ImmoCheck angelegt und im Portfolio gespeichert wurden
  • Sicherstellen dass Sie im richtigen Account angemeldet sind
  • Seite neu laden
  • Bei Berechtigungsproblemen Administrator kontaktieren

Button "Bericht erstellen" reagiert nicht

Der Button für Portfolio Bericht oder Detailansicht ist nicht klickbar.

  • Für Detailansicht: Genau eine Immobilie auswählen, nicht mehrere oder keine
  • Für Portfolio Bericht: Mindestens eine Immobilie auswählen
  • Fehlermeldung beachten die bei falschem Klick erscheint
  • Seite neu laden und Auswahl erneut vornehmen

Modal öffnet nicht

Nach Klick auf den Berichts-Button erscheint kein Konfigurationsfenster.

  • Pop-up-Blocker für die Seite deaktivieren
  • JavaScript im Browser aktivieren
  • Browser-Cache leeren
  • Anderen Browser testen

Button "Bericht generieren" bleibt deaktiviert

Der Button im Modal ist ausgegraut und nicht klickbar.

  • Namensfeld ist Pflicht und muss ausgefüllt sein
  • Text eingeben und prüfen ob Button aktiv wird
  • Keine Leerzeichen als einzige Eingabe verwenden

Ladeindikator hängt bei Berichtserstellung

Die Ladeanzeige dreht sich ohne Ende nach Klick auf "Bericht generieren".

  • Geduld haben, bei vielen Immobilien dauert die Generierung länger
  • Internetverbindung prüfen
  • Seite neu laden und erneut versuchen
  • Weniger Kapitel auswählen für schnellere Erstellung
  • Bei anhaltendem Problem: Weniger Immobilien auswählen und in mehreren Berichten erstellen

PDF wird nicht heruntergeladen

Die Berichtserstellung scheint abgeschlossen, aber kein Download startet.

  • Pop-up-Blocker deaktivieren
  • Download-Ordner des Browsers prüfen
  • Dokument in "Gespeicherte Dokumente" suchen und manuell herunterladen
  • Browser-Einstellungen für automatische Downloads prüfen

Upload schlägt fehl

Das Dokument wird nicht hochgeladen oder eine Fehlermeldung erscheint.

  • Dateigröße prüfen, Maximum ist 10 MB
  • Dateiformat prüfen, nur PDF, DOC, DOCX, JPG und PNG erlaubt
  • Beide Pflichtfelder ausfüllen: Dokumenttyp und Immobilienzuordnung
  • Bei langsamer Verbindung Upload vollständig abwarten
  • Dateiname auf Sonderzeichen prüfen

Datei zu groß für Upload

Die Fehlermeldung zeigt an, dass die Datei die maximale Größe überschreitet.

  • PDF-Dateien mit Online-Tools oder Software komprimieren
  • Bilder in geringerer Auflösung speichern
  • Große Dokumente in mehrere Dateien aufteilen
  • Alternative Formate mit kleinerer Dateigröße verwenden

Upload-Button ist deaktiviert

Der Button "Dokument hochladen" reagiert nicht.

  • Mindestens eine Immobilie muss im Portfolio vorhanden sein
  • Zuerst über ImmoCheck eine Immobilie anlegen und speichern
  • Seite neu laden nach Anlegen einer Immobilie

Dokument erscheint nicht in der Liste

Nach Upload oder Berichtserstellung fehlt das Dokument in "Gespeicherte Dokumente".

  • Seite neu laden mit F5 oder Browser-Refresh
  • Filter zurücksetzen über den Reset-Button
  • Suchfeld leeren
  • Sortierung auf "Neueste zuerst" setzen
  • Bei anhaltendem Problem: Support kontaktieren

Download-Button funktioniert nicht

Der grüne Download-Button reagiert nicht auf Klicks.

  • Pop-up-Blocker für die Seite deaktivieren
  • Rechtsklick und "Link in neuem Tab öffnen" versuchen
  • Browser-Cache leeren
  • Anderen Browser testen

PDF öffnet nicht im Browser

Nach Klick auf Download erscheint eine Fehlermeldung oder leere Seite.

  • PDF-Viewer im Browser aktivieren
  • Externen PDF-Reader installieren
  • Datei herunterladen statt im Browser öffnen (Rechtsklick → Speichern unter)
  • Anderen Browser mit integriertem PDF-Viewer verwenden

Löschen nicht möglich

Der rote Löschen-Button reagiert nicht oder Löschung wird verweigert.

  • Sicherstellen dass Sie Eigentümer des Dokuments sind
  • Bestätigungsdialog mit "Löschen" bestätigen, nicht abbrechen
  • Seite neu laden und erneut versuchen
  • Bei Bulk-Löschung: Weniger Dokumente auf einmal auswählen

Bulk-Aktionsleiste erscheint nicht

Nach Auswahl mehrerer Dokumente fehlt die Aktionsleiste.

  • Checkboxen direkt in der Tabelle verwenden, nicht nur Zeilen anklicken
  • Mindestens ein Dokument muss ausgewählt sein
  • Seite neu laden
  • JavaScript im Browser aktivieren

Filter zeigen keine Ergebnisse

Nach Filterung erscheint "Keine Dokumente gefunden" obwohl Dokumente vorhanden sind.

  • Filterkombination zu restriktiv, einzelne Filter entfernen
  • Datumsbereich erweitern oder entfernen
  • Reset-Button klicken um alle Filter zurückzusetzen
  • Suchbegriff auf Tippfehler prüfen

Paginierung funktioniert nicht

Die Seitennavigation reagiert nicht oder zeigt falsche Ergebnisse.

  • Seite neu laden
  • Filter zurücksetzen
  • Browser-Cache leeren
  • Bei JavaScript-Fehlern: Konsole prüfen und Support kontaktieren

Dokumenttyp-Dropdown ist leer

Das Dropdown-Menü für Dokumenttypen zeigt keine Optionen.

  • Seite neu laden
  • JavaScript aktivieren
  • Browser-Cache leeren
  • Anderen Browser testen

Tipps und Hinweise

Immobilien-Auswahl strategisch nutzen

  • Für umfassende Portfolio-Übersichten "Alle auswählen" aktivieren
  • Für Vergleiche ähnlicher Objekte nur diese Immobilien auswählen
  • Einzelauswahl für detaillierte Analysen einer spezifischen Immobilie
  • Immobilien nach Standort oder Finanzierungsart gruppiert auswählen für thematische Berichte

Berichtskapitel gezielt wählen

  • Executive Summary für schnelle Übersicht bei Bankgesprächen
  • Diagramme aktivieren für visuelle Präsentationen
  • Anhang nutzen für individuelle Anmerkungen oder Erläuterungen
  • Nicht benötigte Kapitel deaktivieren für kürzere Dokumente

Deckblatt-Bild einsetzen

  • Professionelles Erscheinungsbild durch individuelles Deckblatt
  • Firmenlogo für geschäftliche Berichte verwenden
  • Immobilienfoto für objektspezifische Detailansichten
  • Bildformat und Auflösung vor Upload prüfen

Ladezeiten einkalkulieren

  • Bei vielen Immobilien längere Generierungszeit erwarten
  • Echtzeitberechnungen und Chart-Erstellung benötigen Verarbeitungszeit
  • Stabile Internetverbindung während der Generierung sicherstellen
  • Bei sehr großen Portfolios in mehreren Teilberichten erstellen

Dokumenttypen sinnvoll zuordnen

  • Eindeutige Kategorien erleichtern spätere Suche
  • Zusammengehörige Unterlagen gleich kategorisieren
  • Immobilienzuordnung konsequent nutzen für Filterung
  • Bei mehreren Immobilien betreffenden Dokumenten Hauptimmobilie wählen

Dateinamen aussagekräftig wählen

  • Datum und Immobilienname im Dateinamen vor Upload
  • Versionsnummern bei aktualisierten Dokumenten ergänzen
  • Einheitliche Namenskonvention für alle Uploads etablieren
  • Sonderzeichen und Umlaute im Dateinamen vermeiden

Filter effektiv kombinieren

  • Dokumenttyp-Filter für thematische Suche
  • Immobilien-Filter für objektbezogene Übersicht
  • Datumsfilter für zeitraumbezogene Auswertungen
  • Sortierung nach Datum für chronologische Übersicht

Regelmäßige Bereinigung

  • Veraltete Dokumente löschen um Übersicht zu behalten
  • Bulk-Löschung für mehrere nicht mehr benötigte Dateien
  • Duplikate identifizieren und entfernen
  • Vor Löschung wichtige Dokumente lokal sichern

PDF-Berichte archivieren

  • Generierte Berichte zusätzlich lokal speichern
  • Quartalsweise Portfolio-Berichte für Langzeitvergleich erstellen
  • Berichte vor wichtigen Terminen aktualisieren
  • Ältere Versionen für Entwicklungsvergleich aufbewahren

Dokumente für externe Nutzung

  • Portfolio-Berichte eignen sich für Bankgespräche und Finanzierungsanfragen
  • Detailansichten für Steuerberater und Immobilienverwalter
  • PDF-Format garantiert einheitliche Darstellung auf allen Geräten
  • Header und Footer mit Zeitstempel dokumentieren Aktualität
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