Verwaltung – Mieter, Zahlungen & Transaktionen

Mieter – Alle Mietverhältnisse im Blick

Im Bereich Mieter verwalten Sie sämtliche Mietverträge Ihrer Einheiten – vom ersten Einzug bis zum abgeschlossenen Mietverhältnis. Die Kopfzeile zeigt auf einen Blick, wie viele Mietverhältnisse insgesamt, aktiv, gekündigt oder bereits ausgezogen sind. Über Statusfilter grenzen Sie die Liste auf die für Sie relevanten Verträge ein, zum Beispiel nur aktuell laufende oder kürzlich beendete Mietverhältnisse.

Die Tabelle fasst alle wichtigen Informationen je Einheit zusammen: Namen der Mieter, interner Einheitscode, aktueller Status, Miete inklusive Nebenkosten pro Monat, Mietbeginn und Mietende sowie die vereinbarte Fälligkeit der Zahlung. Ein Klick auf den Eintrag öffnet die Detailansicht, in der Sie Miete und Nebenkosten anpassen, Fälligkeiten ändern, Mieter hinzufügen oder entfernen und passende Dokumente oder Nebenkostenabrechnungen verknüpfen können. So entsteht eine vollständige Historie je Mietverhältnis, die Sie für Auswertungen, Nachweise und spätere Klärungen nutzen.

Neue Mietverhältnisse legen Sie direkt aus der Übersicht an. Sie wählen Objekt und Einheit, ordnen einen oder mehrere Kontakte als Mieter zu, definieren Mietbeginn und ggf. Mietende und tragen die vereinbarte Miete inklusive Nebenkosten sowie die Fälligkeit ein. Optionale Angaben wie Kautionshöhe, Zahlungsstatus und interne Notizen helfen, individuelle Vereinbarungen sauber zu dokumentieren. Nach dem Speichern erscheint das Mietverhältnis ab dem Startdatum automatisch mit Status „Aktiv" in der Übersicht und fließt in Dashboards, Einnahmenübersichten und Cashflow-Berechnungen ein.

Beim Auszug eines Mieters erfassen Sie Kündigungs- und Auszugsdatum und ändern den Status von „Aktiv" zunächst auf „Gekündigt" und anschließend auf „Ausgezogen". Das Mietverhältnis bleibt im System für Auswertungen und Nachweise erhalten, wird jedoch nicht mehr als aktiver Vertrag in laufenden Auswertungen gezählt. Diese klaren Statuswechsel stellen sicher, dass Ihre Bestandskennzahlen die tatsächliche Belegung korrekt abbilden.

Kontakte – Zentrales Adressbuch für Ihren Bestand

Der Bereich Kontakte dient als zentrales Adressbuch für alle Personen und Organisationen, mit denen Sie zusammenarbeiten: Mieter, Dienstleister, Banken, Behörden und sonstige Partner. Kennzahlen in der Kopfzeile zeigen, wie viele Kontakte insgesamt vorhanden sind, wie viele davon Mieter sind und wie viele aktuell als aktiv gelten. Über Typ- und Statusfilter fokussieren Sie sich gezielt auf bestimmte Gruppen, etwa nur Mieter oder nur aktive Dienstleister.

In der Kontaktliste sehen Sie die wichtigsten Stammdaten auf einen Blick: Name, Kontakttyp, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ort und Status. Über Aktionssymbole öffnen oder bearbeiten Sie einen Kontakt mit einem Klick. Die Suchfunktion unterstützt Sie dabei, Kontakte nach Name, E-Mail, Telefonnummer oder Ort schnell wiederzufinden – auch bei größeren Beständen.

Das Anlegen eines neuen Kontakts erfolgt in wenigen Schritten. Sie wählen den Kontakttyp (Mieter, Dienstleister, Bank, Behörde oder Sonstige), erfassen allgemeine Kontaktdaten und ergänzen bei Bedarf Notizen, Referenz- oder Kundennummern sowie Bankverbindungen. Bestehende Kontakte lassen sich jederzeit aktualisieren. Anstatt Kontakte zu löschen, können Sie den Status auf „Inaktiv" setzen, damit historische Verknüpfungen zu Mietverhältnissen, Zahlungen oder Dokumenten erhalten bleiben.

Bestehende Kontakte aus anderen Systemen müssen nicht manuell übertragen werden. Der Importassistent unterstützt vier Quellen: Apple-Kontakte (VCF-Export aus iOS oder macOS), Google Contacts (CSV-Export aus Google), allgemeine CSV-Dateien mit beliebiger Spaltenstruktur sowie einzelne vCard-Dateien (VCF). Nach dem Hochladen der Datei zeigt das System eine Vorschau der erkannten Felder. Nicht eindeutig zuordenbare Spalten lassen sich in einem Mapping-Schritt manuell zuweisen. Bereits vorhandene Kontakte werden anhand von E-Mail-Adresse oder Name erkannt und nicht erneut angelegt, sodass kein Kontakt doppelt im System landet.

Kontakte sind eng mit den anderen Modulen im Bereich Verwaltung verknüpft. Im Modul Mieter ordnen Sie jedem Mietverhältnis einen oder mehrere Mieter-Kontakte zu. In den Nebenkostenabrechnungen werden Mieteradressen und Dienstleister für Abrechnungen genutzt. In Zahlungs- und Dokumentenprozessen wählen Sie den passenden Kontakt als Zahler, Empfänger oder Referenz. So vermeiden Sie doppelte Datenerfassung und sichern konsistente Stammdaten im gesamten System.

Nebenkostenabrechnungen – Betriebskosten rechtssicher abrechnen

Im Modul Nebenkostenabrechnungen erstellen und verwalten Sie Betriebskostenabrechnungen für Ihre Objekte gemäß deutscher Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die Übersicht zeigt, wie viele Abrechnungen es insgesamt gibt und wie viele sich im Status Entwurf, Fertig oder Versendet befinden. Über Statusfilter konzentrieren Sie sich auf Abrechnungen in Vorbereitung, versandbereite Abrechnungen oder bereits verschickte Unterlagen.

Bei der Erstellung einer neuen Abrechnung wählen Sie Objekt und Abrechnungszeitraum, definieren die Kostenarten gemäß BetrKV (z. B. Heizung, Wasser, Müll, Grundsteuer) und erfassen die Gesamtkosten je Kostenart. Anschließend legen Sie die Umlageschlüssel fest, etwa Quadratmeter, Personenzahl oder Verbrauchswerte, und ordnen alle zum Objekt gehörenden Einheiten und Mieter zu. Das System berechnet automatisch den Anteil je Mieter und zeigt eine Vorschau für jede Einzelabrechnung, die Sie bei Bedarf anpassen.

Sind alle Werte geprüft, markieren Sie die Abrechnung als Fertig und nutzen die Funktion Senden, um die Unterlagen gesammelt oder je Einheit an die Mieter zu versenden. Das System erzeugt PDF-Dokumente, speichert diese im Dokumentenbereich und setzt den Status auf Versendet inklusive Versanddatum. Von dort aus können Sie Einzelabrechnungen oder Gesamtdokumente exportieren und für Ihre Unterlagen oder die Kommunikation mit Steuerberatern und Eigentümern nutzen.

Die Nebenkostenabrechnungen sind eng mit den Bereichen Mieter und Kontakte verbunden. Mieter aus dem Modul Mieter werden beim ausgewählten Objekt automatisch vorgeschlagen. Aus Nachzahlungen oder Guthaben können Sie direkt Zahlungseinträge erzeugen und verfolgen, ob offene Beträge beglichen wurden.

Transaktionen – Alle Zahlungen den richtigen Objekten zuordnen

Im Modul Transaktionen verwalten Sie alle ein- und ausgehenden Zahlungen, die Ihr Immobilienportfolio betreffen. Sie können Buchungen per CSV- oder Excel-Import aus Ihrem Online-Banking übernehmen oder bei Bedarf manuell anlegen. Jede Transaktion lässt sich als Einnahme oder Ausgabe klassifizieren und direkt Mietern, Objekten und Kategorien zuordnen.

Beim CSV-Import greift eine automatische Duplikaterkennung: Bereits importierte Transaktionen werden anhand von Buchungsdatum, Betrag und Gegenkonto erkannt und stillschweigend übersprungen. Sie erhalten nach dem Import eine Zusammenfassung, wie viele Datensätze neu hinzugefügt und wie viele als Duplikate ignoriert wurden. Wird dieselbe Exportdatei der Bank versehentlich ein zweites Mal eingespielt, entstehen keine doppelten Einträge – Ihre Transaktionsliste bleibt sauber.

Die Transaktionsübersicht bietet leistungsfähige Filter für Zeitraum, Status und Typ. So können Sie die Liste auf nicht zugeordnete Transaktionen, Systemvorschläge, bereits zugeordnete Buchungen oder ignorierte Einträge einschränken. Vorschlagsfunktionen unterstützen Sie dabei, wiederkehrende Zahlungen einheitlich und korrekt zu verbuchen. Sobald Transaktionen zugeordnet sind, fließen sie automatisch in die Übersichten Einnahmen und Ausgaben ein.

Einnahmen – Alle Mieteinnahmen und sonstigen Erlöse

Die Einnahmenübersicht zeigt alle zahlungsrelevanten Erlöse zu Ihren Objekten in einer gefilterten, objektbezogenen Sicht. Sie können die Ansicht nach Zeitraum, Objekt, Einnahmenart (z. B. Miete, Kaution, Nebenkostenvorauszahlung oder Förderung) und Zahlungsstatus einschränken. So sehen Sie jederzeit, wie viele Einnahmen in einem Zeitraum erwartet, bereits erhalten und noch offen sind.

Neben der Liste einzelner Einnahmenbuchungen zeigt der Kopfbereich zentrale Kennzahlen: erwartete Einnahmen, erhaltene Einnahmen, offener Betrag und Einzahlungsquote in Prozent. Besonders im Fokus stehen überfällige Zahlungen – für jedes betroffene Mietverhältnis sehen Sie, welcher Mieter für welches Objekt im Rückstand ist, um wie viele Tage und mit welcher Summe.

Als Verwalter mehrerer Objekte können Sie die Einnahmenansicht auf eine einzelne Immobilie einschränken, den Zeitraum festlegen und die gefilterte Übersicht als PDF-Bericht drucken. Der Bericht zeigt ausschließlich die Daten der ausgewählten Immobilie und eignet sich damit ideal für objektbezogene Eigentümerberichte. Den fertigen Bericht versenden Sie direkt aus dem System per E-Mail an Eigentümer, Mieter, Steuerberater oder andere Empfänger – ohne Umweg über externe Programme.

Ausgaben – Alle immobilienbezogenen Kosten im Griff

Im Modul Ausgaben erfassen und analysieren Sie sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit Ihren Immobilien entstehen. Im Kopfbereich sehen Sie die Gesamtausgaben für den gewählten Zeitraum sowie die Aufteilung in umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten. So erkennen Sie sofort, welche Ausgaben später über Nebenkostenabrechnungen auf Mieter umgelegt werden können und welche Sie selbst tragen.

Neue Ausgaben lassen sich auf drei Wegen erfassen: manuell über ein Formular, aus importierten Transaktionen – oder per KI-Beleganalyse. Beim Belegupload laden Sie ein Foto oder eine Bilddatei einer Rechnung hoch. Die KI liest Betrag, Datum, Aussteller und Verwendungszweck automatisch aus und schlägt die passende Ausgabenkategorie sowie das zugehörige Objekt vor. Sie prüfen die erkannten Werte, korrigieren bei Bedarf und speichern den Eintrag mit einem Klick – ohne manuelles Abtippen.

Bevor ein neuer Beleg gespeichert wird, prüft das System automatisch auf Duplikate: Betrag, Datum, Kategorie und Objekt werden mit bereits vorhandenen Einträgen abgeglichen. Wird ein mögliches Duplikat erkannt, erhalten Sie einen Warnhinweis und können entscheiden, ob es sich um eine tatsächliche Doppelerfassung oder um eine ähnliche, aber eigenständige Ausgabe handelt. So bleibt Ihre Ausgabenliste zuverlässig sauber.

Die Übersicht lässt sich nach Zeitraum, Objekt, Kostenkategorie und Umlagefähigkeit filtern. Als Verwalter können Sie die Ansicht auf eine einzelne Immobilie einschränken und die gefilterte Ausgabenliste als PDF-Bericht drucken. Den Bericht versenden Sie direkt per E-Mail an Eigentümer, Steuerberater oder andere Empfänger. Die umfangreiche Kategorieliste deckt typische Betriebs- und Instandhaltungskosten, Versicherungen, Steuern, Finanzierungskosten und Verwaltungsausgaben ab.

Ein integrierter Verwaltungs-Hub für den Alltag

Gemeinsam bilden Mieter, Kontakte, Nebenkostenabrechnungen, Transaktionen, Einnahmen und Ausgaben das operative und finanzielle Herzstück von SmartLandlord. Sie erfassen alle Mietverhältnisse, halten Kontaktdaten aktuell, bilden jährliche Betriebskostenabrechnungen ab und behalten Ihren gesamten Cashflow jederzeit im Blick – alles in einem durchgängigen Workflow ohne Medienbrüche.